POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN IDENTICA S.A.

IDÉNTICA S.A., persona jurídica legalmente constituida, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá́ D.C., Colombia, con Sitio Web www.identica-sa.com, en su condición de responsable, encargado, mandante y eventualmente mandatario sobre el Tratamiento de los Datos Personales ha adoptado la siguiente “POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN” que se expone a continuación.

La presente política tiene por objeto establecer las directrices y procedimientos para garantizar el adecuado tratamiento de datos personales en cumplimiento de la legislación colombiana aplicable y fijar los principios y los mecanismos para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares de la Información cuando IDENTICA S.A. sea responsable de la misma en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios o la que haga sus veces. IDENTICA S.A., informa la política aplicable para el tratamiento y protección de datos personales de todas las bases de datos que contengan datos personales y donde sea considerado como responsable y/o encargado del tratamiento.

1. Consideraciones Generales

El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales que existan sobre ella en banco de datos, bases de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen Datos Personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información. Asimismo, el artículo 20 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona, responsable, encargado, mandante o Mandatario, de recibir información veraz e imparcial.

IDENTICA S.A. en el ejercicio de la actividad de la compañía, resulta indispensable entre otros, recolectar, almacenar, usar, transferir, transmitir, entregar a terceros y, demás personas vinculadas o relacionadas con el objeto social y misional de la compañía y los efectos contractuales en los que se vea involucrado. Dentro del compromiso legal y corporativo de IDENTICA S.A. de proteger el derecho a la privacidad de las personas, así ́ como la facultad de ellas de conocer, actualizar o solicitar la información que sobre ellas se archive en bancos de datos, IDENTICA S.A. ha diseñado esta Política en la que se describe y explica el tratamiento dado a la información que se recolecta a través de los diferentes medios físicos o electrónicos, actuales o que en el futuro se desarrollen en el ejercicio de la actividad de la empresa.

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de IDENTICA S.A., sus trabajadores en Colombia (los cuales deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones), los contratistas y terceros que obran en nombre de IDENTICA S.A.

2. Ámbito de aplicación.

La presente política es aplicable únicamente a los datos personales recolectados directamente por la sociedad IDENTICA S.A., en virtud del desarrollo de su objeto social a través de, entre otros:

- Ingreso de datos a través de sus aplicaciones y/o servicios dispuestos en el sitio web directamente por el usuario. - La relación comercial, profesional, laboral con el respectivo usuario, empleado, funcionario, contratista, proveedor, exempleado, exfuncionario, ex contratista o visitante. - La aplicación a procesos de selección. - La asistencia a capacitaciones, seminarios o cursos. - Los requerimientos e inquietudes dirigidos a atención al usuario de la sociedad IDENTICA S.A.

3. Identificación del responsable y/o Encargado del Tratamiento de los Datos Personales.

RAZON SOCIAL: IDENTICA S.A. / NIT. 830.132.832-9 DOMICILIO: Bogotá D.C. Dirección: Carrera 13 No. 92 - 57 Piso 4 CORREO ELECTRÓNICO: soporte@identica-sa.com TELEFÓNO: (57+1) 4320720 / 21 / 22 / 23 / 24

4. Marco Legal. • Constitución Política, artículo 15 y 20. • Ley 1266 de 2008 • Ley 1581 de 2012 • Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010 • Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013

5. Definiciones.

Para efecto e interpretación de esta Política, de las obligaciones de IDENTICA S.A., así como de las obligaciones y derechos de los Titulares, al amparo de las normas aplicables y de la voluntad contractual de las partes, se entiende por:

- AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. Esta puede ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el Titular otorgó autorización. - AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigido al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de

acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. - BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. - CAUSAHABIENTE: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero). - DATO PERSONAL: Cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural. El dato personal se clasifica en sensible, público, privado y semiprivado.

- DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Son públicos los Datos Personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del C.Co.). Asimismo, son datos públicos, los que, en virtud de una decisión del Titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta.

Estos datos pueden ser obtenidos y ofrecidos sin reserva alguna y sin importar si hacen alusión a información general, privada o personal.

- DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

- DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada sólo es relevante para la persona Titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.

- DATO SEMIPRIVADO: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

- CANAL DE ACCESO ELECTÓNICO: Se entenderá́ como canal de acceso electrónico aquellas formas mediante las cuales se recolecta y/o almacena información personal tales como, web, dispositivos móviles y atención telefónica.

- CONSULTA: solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.

- DATOS DE MENORES: Son los datos de niños, niñas y adolescentes y su Tratamiento es permitido siempre y cuando el fin que se persiga responda al interés superior y asegure respecto a sus derechos prevalentes.

- DATOS OPCIONALES: Son aquellos datos que la sociedad IDENTICA S.A., requiere para ofrecer acceso a servicios.

- ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

- SISTEMA DE PROTECCIÓN DE DATOS: Conjunto de procesos, políticas, procedimientos, controles y demás actividades definidas al interior de la organización establecidas para asegurar el adecuado cumplimiento del Régimen de Protección de Datos.

- SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN: Es el conjunto de medidas preventivas y reactivas de IDENTICA S.A. que permiten resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma.

- ENTIDADES: entidades públicas o privadas interconectadas en el marco de los servicios ciudadanos digitales, con las cuales los Usuarios pueden realizar trámites y/o interacciones.

- RECLAMO: solicitud del Usuario y/o Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus Datos Personales o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el artículo Art. 15 de la Ley 1581 de 2012.

- REQUISITOS DE PROCEDIBILIDAD: El Titular o causahabiente sólo podrá́ elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, lo anterior según el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.

- APLICACIÓN O APP: Cualquier tipo de software, o desarrollo de software propiedad de IDENTICA S.A. para que corra en cualquier elemento informático de hardware, tal como un desktop, laptop o dispositivos móviles.

- ALIADOS: entidades privadas y/o públicas con las cuales IDENTICA S.A. ha suscrito acuerdos comerciales para la prestación de servicios comerciales de dichas entidades.

- USUARIO: Persona natural, con capacidad jurídica, en cumplimiento de los términos y condiciones aplicables.

- LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: Es la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

- HABEAS DATA: Derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

- RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.

- TITULAR: Persona natural y/o el usuario cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento o se refiere la información.

- TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

- TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

- TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

6. Autorización y Finalidad del Tratamiento de Datos Personales.

El Titular autoriza expresamente a IDENTICA S.A., a realizar el tratamiento de sus datos personales. En tal virtud, IDENTICA S.A., podrá recolectar, confrontar, almacenar, actualizar, usar, circular, transmitir, transferir y suprimir sus datos personales de forma parcial o total en los términos expresados en la presente política de tratamiento, con el objeto de realizar todas la actividades necesarias para el desarrollo de la relación comercial con el usuario, la prestación de los servicios contratados, facturación, gestiones de cobro, envío de información, liquidación de impuestos, evaluaciones y mediciones de servicio, procedimientos de garantías, reporte a centrales de riesgo, contacto a través de cualquier medio disponible, campañas publicitarias, actualización de información, transferencia y transmisión de información entre sus aliados comerciales para cualquiera de los fines aquí establecidos, en especial la prospección comercial de servicios prestados por estos o por IDENTICA S.A., auditorías internas y externas, consultas para prevención de lavados de activos y financiación al terrorismo, verificación de referencias comerciales y bancarias, verificación de experiencia, certificaciones de calidad y procesos, cumplimiento de políticas y normas de seguridad física y de información.

6.1 Tratamiento de datos sensibles:

IDENTICA S.A., aplicará las limitaciones legales al tratamiento de datos sensibles, por lo cual se asegurará que:

a) El Titular haya dado su consentimiento explícito, previo e informado a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. En este sentido, las aplicaciones o servicios que ofrezca IDENTICA S.A., a través de entre otros, su página web o de sus aplicaciones, que requieran el tratamiento de datos personales que puedan ser catalogados como sensibles solicitaran la autorización expresa del titular mediante la opción de marcar una casilla de “acepto el tratamiento de datos personales sensibles” o el diligenciamiento de un cuestionario tipo SI/NO que contenga de manera clara y sencilla la autorización del correspondiente tratamiento.

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento IDENTICA S.A., adoptará las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

7. Finalidad del Tratamiento de los Datos Personales en casos específicos.

Las siguientes finalidades son las establecidas por IDENTICA S.A., para el tratamiento de datos personales en casos específicos no relacionados con sus aplicaciones o los datos recolectados a través de sus aplicaciones y/o servicios dispuestos en el sitio web directamente por el usuario.

7.1 Talento Humano: Gestión del Talento Humano vinculado a IDENTICA S.A. El Tratamiento de los datos se realizará para la vinculación, desempeño de funciones o prestación de servicios, retiro o terminación, dependiendo del tipo de relación jurídica establecida con la sociedad IDENTICA S.A. (incluye, entre otros, funcionarios, exfuncionarios, practicantes y aspirantes a cargos).

7.2 Proveedores y Contratistas: El Tratamiento de los datos se realizará para la gestión del proceso contractual de productos o servicios que IDENTICA S.A., requiera para su funcionamiento de acuerdo con la normatividad vigente.

7.3 Seguridad en instalaciones de la IDENTICA S.A.: El Tratamiento se realizará para la vigilancia y seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de IDENTICA S.A.

7.4 Seguridad en el acceso lógico a IDENTICA S.A.: para la gestión de usuarios en las aplicaciones, desarrollos, plataformas web o en general cualquier solución tecnológica de IDENTICA S.A., se recolectará información personal para la creación y administración de perfiles la cual será tratada de acuerdo con la presente política.

8. Finalidad del tratamiento de los Datos Personales

IDENTICA S.A. utilizará la información personal para cumplir con las obligaciones contractuales y legales, y para desarrollar las actividades propias de su objeto social. IDENTICA S.A. también podrá́ Tratar los Datos Personales, entre otros, para los siguientes fines:

a) Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al Titular de los datos con quien se propone entablar relaciones, prestar servicios, y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios.

b) Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y post contractual con IDENTICA S.A., respecto de cualquiera de los productos o servicios ofrecidos por IDENTICA S.A. que el Titular haya o no adquirido, o respecto de cualquier relación negocial subyacente que tenga con ella, así ́ como para dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;

c) Evaluación, mantenimiento y mejora de las características y funcionalidades del software y la experiencia del Usuario.

d) Conocimiento de las necesidades, gustos y preferencias del Usuario con el único propósito de ofrecer beneficios e información sobre trámites y novedades que puedan ser de su interés.

e) Envío de información comercial y publicitaria de carácter general sobre los productos y servicios de IDENTICA S.A., así ́ como de Aliados o Entidades que sean afines con las necesidades, gustos y preferencias del Usuario de la carpeta ciudadana y demás fuentes de datos autorizados.

f) Análisis de datos personales recolectados para el continuo desarrollo de algoritmos de seguridad en la identificación de los Usuarios y/o Titulares.

g) Realizar actividades de mercadeo, ventas y promocionales, telemarketing (mercadeo telefónico), servicio al cliente, actividades de activación de marca, premios y promociones de IDENTICA S.A.

h) Implementar estrategias de relacionamiento y/o segmentación con clientes, proveedores y otros terceros con los cuales la Empresa tenga relaciones contractuales o legales.

i) Mejorar productos y servicios u ofertar nuevos productos, y todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente con IDENTICA S.A. o aquel que llegare a tener.

j) Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos), y efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios de IDENTICA S.A. o empresas vinculadas y los aliados comerciales de IDENTICA S.A.;

k) Dar a conocer, Transferir y/o Trasmitir Datos Personales dentro y/o fuera del país a las compañías matrices, filiales o subsidiarias de IDENTICA S.A. o a terceros, aliado estratégico, como consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así ́ lo requiera, o para implementar servicios de computación en la nube.

l) Los datos que se recolecten o almacenen sobre los empleados de IDENTICA S.A. mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos) serán tratados para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual. En virtud de lo anterior, IDENTICA S.A. utilizará los Datos Personales para los siguientes fines: (a) dar cumplimiento a las leyes como, entre otras, de derecho laboral, seguridad social, pensiones, riesgos profesionales, cajas de compensación familiar (Sistema Integral de Seguridad Social) e impuestos; (b) cumplir las instrucciones de las autoridades judiciales y administrativas competentes; (c) implementar las políticas y estrategias laborales y organizacionales. Estas finalidades aplicarán para los datos que se recolecten o almacenen sobre los empleados de IDENTICA S.A. mediante el diligenciamiento de formatos, vía telefónica, o con la entrega de documentos (hojas de vida, anexos) serán tratados para todo lo relacionado con cuestiones laborales de orden legal o contractual.

m) Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada por los Titulares de datos.

n) Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares de datos, con cualquier información de que disponga legítimamente, como relaciones comerciales.

o) Tratar la información personal suministrada con fines de estadística y analítica.

p) Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el Titular se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de datos comercial o de servicios, que permita establecer de manera integral e histórica completa, el comportamiento que como deudor, usuario, cliente, garante, endosante, afiliado, beneficiario, suscriptor, contribuyente y/o como Titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.

q) Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por los Titulares de datos en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.

r) Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación.

s) Enviar información importante acerca de cambios en las políticas, otros términos y condiciones, modificaciones en el Sitio web y otra información de carácter administrativo o comercial.

t) Brindar una mejor calidad, capacitación y seguridad a los trabajadores para el correcto manejo de los Datos Personales adquiridos por cumplimiento de las obligaciones pactadas.

u) De acuerdo con las obligaciones legales y corporativas de IDENTICA S.A. para prevenir, detectar e investigar delitos, incluidos fraude y lavado de dinero, y analizar y gestionar otros riesgos comerciales.

v) Llevar a cabo estudios técnico – actuariales, estadísticas, investigaciones, analítica y análisis de mercado, incluidas encuestas de satisfacción.

w) Personalizar la experiencia presentando información y publicidad diseñadas de acuerdo con sus características específicas como cliente.

x) Identificar ante las personas a quien envíe mensajes a través del Sitio Web.

y) Dar la oportunidad de participar en sorteos, concursos y promociones similares y administrar estas actividades. Algunas de estas actividades tienen términos y condiciones adicionales, sobre los que se requerirá́ la autorización expresa dado que podrían contener otra información sobre cómo se usa y se divulga la Información Personal respectiva.

z) Administrar la infraestructura y las operaciones comerciales; y cumplir con las políticas y procedimientos internos, incluidos aquellos relacionados con auditorías, finanzas, contabilidad, facturación, cobro, sistemas de Tecnología de la Información, alojamiento de datos, sitios web, continuidad del negocio; y gestión de registros, documentos e impresión.

aa) Resolver quejas y tramitar solicitudes de acceso a datos o corrección de los mismos.

bb) Cumplir con las leyes y las obligaciones regulatorias aplicables, tales como las relativas a la lucha contra el lavado de dinero y el terrorismo; cumplir con procesos legales, y responder a las peticiones de las autoridades y gubernamentales.

cc) Establecer y defender los derechos a los que hubiere lugar; proteger las operaciones de IDENTICA S.A. o de sus socios dentro del negocio; así ́ como los derechos, privacidad, seguridad y/o propiedad de IDENTICA S.A., los clientes, proveedores o contratistas; obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que puedan afectar a IDENTICA S.A.

dd) Entregar, Transferir o Transmitir Información Personal dentro y fuera del territorio colombiano a empresas del cual IDENTICA S.A. hace parte y/o a Aliados Estratégicos, para efectos de, entre otros, salvaguardar mejor la información, llevar un control de calidad de los servicios prestados y unificar corporativamente el manejo de la información.

Las entidades con las que el Usuario active la realización de un trámite al interior del software o de la Aplicación, serán responsables de obtener las autorizaciones que requieran en desarrollo de sus propios objetos sociales o actividades para tratar los Datos Personales enviados por el software o la Aplicación cuando se quiera hacer uso de estos para finalidades distintas al trámite señalado. Estas entidades definirán de forma autónoma las finalidades adicionales para el Tratamiento de los Datos Personales que es enviada por IDENTICA S.A. y serán responsables del cumplimiento de la legislación de protección de datos personales.

9. OBLIGACIONES EN EL USO DE LA APLICACIÓN

Los Usuarios y/o Titulares tienen una serie de obligaciones en el acceso y uso de las diferentes herramientas de IDENTICA S.A. Las siguientes obligaciones protegen los Datos Personales almacenados en éstas y limitan las posibilidades de que se presente un acceso no autorizado a la misma:

a) Registrarse presencialmente ante un operador de autenticación electrónica, o en línea cuando cuente con la cédula de ciudadanía digital que expida la Registraduría Nacional del Estado Civil.

b) Custodiar sus credenciales de autenticación y hacer un buen uso de los servicios de la Aplicación.

c) No acceder a las cuentas de otros usuarios y/o Titulares o a servicios no permitidos, o extraer Datos Personales.

d) No violar la confidencialidad de la información o de terceros que hagan uso de la Aplicación.

e) No suplantar la identidad de otro usuario o de un tercero mediante la Aplicación.

f) No realizar trámites en la Aplicación a través de puntos inseguros, lugares públicos o puntos de Wi-Fi que no tengan adecuadas medidas de seguridad.

g) Velar por el buen uso de los Datos Personales a los que tenga acceso a través de la Aplicación.

h) Revisar la información que almacenará en la Aplicación y velar que esta sea la necesaria y que no exponga aspectos de su privacidad que no sean compatibles con las finalidades perseguidas por la Aplicación.

i) Informar cualquier anomalía o sospecha que tenga sobre el uso no autorizado o fraudulento, incluyendo la ocurrencia de incidentes de seguridad que expongan los Datos Personales a personas no autorizadas.

j) Ingresar y almacenar Datos Personales propios y de terceros que sean correctos y actualizados.

k) Proporcionar información, cierta y precisa al hacer uso de la Aplicación.

10. Principios.

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán los siguientes principios:

a) PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS: El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

b) PRINCIPIO DE FINALIDAD: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

c) PRINCIPIO DE LIBERTAD: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. Se deberá́ informar al Titular del dato de manera clara, suficiente y previa acerca de la finalidad de la información suministrada y, por tanto, no podrán recopilarse datos sin la clara especificación acerca de la finalidad del Tratamiento de los mismos.

d) PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Se deberán adoptar medidas razonables para asegurar que los datos sean precisos y suficientes y, cuando así ́ lo solicite el Titular o cuando IDENTICA S.A. lo determine, serán actualizados, rectificados o suprimidos cuando sea procedente.

e) PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

g) PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: IDENTICA S.A., está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

11. Derechos del Titular de la Información.

El Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a IDENTICA S.A. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado, mediante la presentación de la respectiva queja o reclamo de acuerdo con lo dispuesto en la presente Política.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la sociedad IDENTICA S.A., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012;

c) Ser informado por la sociedad IDENTICA S.A., previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución o cuando no exista una obligación legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la base de datos del responsable, encargado, Mandante o Mandatario.

f) Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

12. Deberes de IDENTICA S.A.

Sin perjuicio de las disposiciones previstas en la Ley 1581 de 2012 respecto a tratamiento de datos personales son deberes de IDENTICA S.A., los siguientes:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.

k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

m) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.

n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.

o) IDENTICA S.A., hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

13. Información recolectada

IDÉNTICA, recolecta y mantiene la información personal de manera manual y/o electrónica, ya sea en papel o por medio de correos electrónicos, sistemas electrónicos, fotos, videos y demás medios disponibles.

Se recolecta información, comercial o no, de empleados, contratistas, vendedores, proveedores, socios, clientes y terceros.

Por medio de la aceptación de la presente política, los arriba mencionados autorizan a IDÉNTICA, para recolectar y dar tratamiento a la siguiente información:

• Nombres y apellidos. • Fecha de nacimiento. • Género. • Estado civil. • Nacionalidad. • Cédula de ciudadanía o documento de identificación. • Dirección de residencia. • Teléfono fijo y/o celular personal. • Nombres y apellidos de contacto de emergencia. • Parentesco con el contacto de emergencia. • Teléfono fijo y/o celular personal del contacto de emergencia.

• Número de pasaporte y fecha de vencimiento. • Correo electrónico. • Información de cuenta de nómina. • Información de afiliación a EPS, ARL, AFP y sus beneficiaros. • Información de tarjeta(s) de crédito (número, entidad bancaria, fecha de vencimiento y código de seguridad) • Datos personales del tarjetahabiente. • Información del domicilio donde recibe sus extractos bancarios. • Información requerida por los representantes de las áreas de ventas y/o de relaciones con el cliente, con el fin de poder atender solicitudes, sugerencias, quejas y/o reclamos. • Información y datos personales recolectados a través de encuestas, entrevistas y otros métodos de investigación de mercado. • Demás información demográfica. • Información sobre intereses, preferencias y/o favoritos. • Información sobre su visita a nuestra página web, incluyendo, pero no limitado a hora de acceso, la dirección de su Protocolo de Internet (IP) y demás información sobre sus acciones en la página web y cómo accedió a ella. • Contrato de trabajo. • Información sobre empleos previos. • Información sobre estudios y nivel de escolaridad. • Resultados de exámenes médicos (ingreso, periódicos y egresos). • Información sobre el núcleo familiar. • Información sobre consumo de sustancias psicoactivas y/o alcohólicas.

La información recopilada por una fuente puede ser combinada con información obtenida por medio de los diferentes recursos disponibles para IDÉNTICA, quien podrá solicitar información cuando:

1. Nos contacte por cualquier medio o canal autorizado.

2. Se postule para un puesto de trabajo, envíe su curriculum vitae o cree un perfil como candidato.

3. Sea contratado y se solicite información.

4. Se suscriba a boletines, correos electrónicos promocionales u otros materiales.

5. Participe en encuestas, concursos, eventos u otras actividades promocionales.

6. Coloque órdenes para productos o servicios.

7. Solicite cotizaciones, servicios, atención al cliente o información.

8. Haga una sugerencia, queja y/o reclamo.

9. Use nuestro sitio web.

Algunos productos y/o servicios de IDÉNTICA, pueden ofrecerse de manera conjunta con otras empresas. En dado caso, si Ud. se registra para estos servicios o los utiliza, tanto IDÉNTICA, como la(s) otra(s) empresa(s) pueden recopilar información conjunta, de acuerdo con la política de privacidad de cada empresa y otros acuerdos celebrados con Ud.

En el caso particular del uso de nuestro sitio web, con el fin de incrementar la funcionalidad y accesibilidad del sitio web en todo tipo de dispositivos electrónicos, IDÉNTICA, podrá hacer uso de los cookies y web beacons en sus páginas web y dispositivos electrónicos para determinar la siguiente información:

• Vínculos accedidos. • Términos de búsqueda. • Fecha y hora de la navegación. • Tiempo de navegación. • Idioma del dispositivo. • Sitios web visitados, incluyendo el visitado inmediatamente antes de acceder a nuestro sitio web. • Dirección IP. • Tipo de navegador y sistema operativo utilizado.

El usuario está en posición de eliminar y/o deshabilitar estas cookies, web beacons y tecnologías similares en su navegador, cuando así lo desee.

14. Tratamiento de datos sensibles y de menores de edad

Los titulares no serán obligados a proporcionar datos sensibles (definidos en la Ley 1581 de 2012), salvo que el no contar con esta información imposibilite la prestación del servicio o que se requieran estos datos para cumplir con las obligaciones de la Compañía. En caso contrario, la prestación del servicio no estará sujeta a contar con esta información.

Los menores de edad únicamente podrán ser usuarios de los productos y/o servicios que ofrecemos, cuando actúen en representación y/o con debida autorización de sus padres o quienes tengan patria potestad sobre ellos. Se velará por garantizar los derechos fundamentales de ellos en el tratamiento de sus datos y tener en cuenta, siempre que se pueda, su opinión como titulares de los datos.

15. Finalidades del tratamiento para clientes

Idéntica, pide y utiliza información de los clientes para el cumplimiento de las siguientes finalidades, buscando mejorar sus relaciones:

• Manejar las relaciones comerciales. • Ofrecer y prestar servicios o productos solicitados. • Realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a los servicios y/o productos contratados con Idéntica • Facilitar la correcta ejecución y entrega de los servicios y/o productos comprados/contratados con Idéntica • Exigir el cumplimiento de nuestras condiciones de venta, los términos del sitio web y/o contratos separados celebrados son Ud., si a ello hubiere lugar. • Evaluar la calidad, personalizar y mejorar nuestros productos, servicios, tecnologías, comunicación y relación con los clientes. • Realizar estudios sobre hábitos de consumo, preferencias, intereses de compra, prueba de producto, concepto, evaluación de servicio, satisfacción y otras relacionadas con nuestros productos y/o servicios, así como para hacer reporte de volúmenes por área, territorio y tienda. • Realizar actividades para el cumplimiento de nuestras obligaciones y razón social, relacionadas con nuestros productos y/o servicios actuales o futuros, incluyendo, pero no limitadas a, actividades de mercadeo y/o publicidad, venta, facturación, gestión de cobranza, recaudo, programación, soporte técnico, inteligencia de mercados, mejoramiento del servicio, verificaciones y consultas, control, comportamiento, hábito y habilitación de medios de pago, prevención del fraude. Estas actividades podrán ser realizadas en forma directa y/o indirecta. • Informar sobre cambios en los productos y/o servicios ofrecidos por Idéntica • Prestar asistencia, servicio y soporte técnico de nuestros productos y/o servicios. • Llevar a cabo auditorías. • Planear la continuidad de la relación comercial. • Verificar el cumplimiento de las políticas de Idéntica • Proteger la seguridad o integridad de nuestro negocio, nuestros productos y/o servicios y nuestro sitio web. • Llevar a cabo programas de cumplimiento legal. • Controlar y prevenir el fraude en todas sus modalidades, así como otras actividades ilegales y prohibidas. • Rectificar la veracidad de la información provista. • Otros, según sea informado en el momento que se recopile la información y sea autorizado por el titular.

16. Finalidades del tratamiento para empleados y/o candidatos

Idéntica, pide y utiliza información de los trabajadores activos y retirados, pensionados, jubilados, terceros vinculados, grupo familiar, beneficiarios y candidatos para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

• Contratar, evaluar, desarrollar y desvincular empleados y contratistas. • Celebrar y ejecutar los contratos en sus diferentes modalidades (de trabajo, prestación de servicios, etc.). • Cumplir con las obligaciones establecidas por la ley y jurisprudencia colombiana en materia laboral y de seguridad social. • Otorgar beneficios a los empleados y sus beneficiaros. • Registrar información relevante como cambios de cargos, novedades salariales, entrenamientos, vacaciones, fechas de cumpleaños, permisos, accidentalidad, ausentismo, etc. • Controlar y prevenir el fraude en todas sus modalidades, así como otras actividades ilegales y prohibidas. • Llevar a cabo auditorías. • Gestionar y administrar el uso de activos corporativos de Idéntica (instalaciones, maquinaría, computadores, etc.) • Inclusión en planes de respuesta ante emergencias. • Inclusión en planes de continuidad de los negocios. • Dar soporte a los procesos de desarrollo profesional y gestión de recursos. • Desarrollo de programas de salud ocupacional. • Gestión de viajes de negocios. • Organización de eventos y conferencias. • Networking informal. • Registrar información para verificar la integridad de la información, los sistemas y/o recursos. • Verificación de programas de cumplimiento legal. • Gestión del personal. • Conocer y evaluar trayectorias académicas y laborales. • Conocer habilidades, conocimientos y capacidades. • Rectificar la veracidad de la información provista. • Permitir el control de acceso a las instalaciones, así como verificar la identidad y los permisos de acceso. • Gestión de seguridad e incidentes. • Mejorar la calidad de los servicios. • Administrar programas de capacitación. • Permitir la organización, planificación facturación y administración de las horas de trabajo. • Para fines comerciales necesarios para la realización segura, efectiva y eficiente de las actividades de Idéntica, a nivel mundial. • Toda otra finalidad necesaria para el debido desarrollo de la relación laboral. • Cualquier finalidad que sea autorizada por el titular, según se le informe en el momento en que se recopile la autorización, o las finalidades permitidas por la ley.

Los trabajadores activos y retirados, pensionados, jubilados, terceros vinculados, grupo familiar, beneficiarios y candidatos, tienen la responsabilidad de informar sobre cualquier modificación en sus datos personales, para que éstos se mantengan en forma exacta, completa, actualizada, comprobable y comprensible.

Además de la información previamente mencionada y la presente de manera general en el punto seis (6) de esta política, la aceptación de dicha política también concede autorización a Idéntica, para recolectar y dar tratamiento a la siguiente información:

• Datos de contacto. • Datos demográficos. • Datos laborales (antecedentes, experiencia, ascensos, procesos disciplinarios, capacitaciones, desempeño, etc.) • Datos organizacionales (cargo, funciones, nivel salarial, intereses profesionales, etc.) • Datos sobre sus dependientes. • Datos sobre tiempos de trabajo y ausencias laborales. • Datos financieros (información bancaria, participación accionaria, beneficios, sueldo, etc.) • Datos sociales (fotos, información sobre premios y reconocimientos, resultado de eventos en equipo, etc.) • Datos médicos. • Datos informáticos (permisos de acceso, solicitudes, metadata sobre comunicaciones, etc.) • Profesión u oficio. • Títulos. • Perfil académico. • Perfil profesional. • Salarios y jornadas de trabajo previos. • Evaluaciones de rendimiento. • Pertenencia a asociaciones profesionales o académicas.

Tanto internamente como externamente, Idéntica, únicamente revelará datos personales i) con previa autorización del titular; ii) con fines del cumplimiento del contrato de trabajo; iii) de conformidad con un convenio colectivo de trabajo; iv) de acuerdo con los intereses legítimos de Idéntica; v) de acuerdo con fines comerciales necesarios; vi) según lo permitido o exigido por la ley o algún procedimiento judicial; vii) como parte de la investigación de alguna conducta delictiva; viii) en “casos de emergencia”, por ejemplo cuando sea de vital importancia para el titular de los datos.

Idéntica, podrá adquirir datos personales de manera encubierta, de conformidad con la ley aplicable, cuando haya sospechas de que se haya incumplido la política, sospechas de que se haya cometido un delito o para proteger los intereses de la Compañía y no existan otros medios de investigación para obtener la información.

En el caso de los candidatos a ocupar un cargo en Idéntica, los datos personales obtenidos serán almacenados por un término de hasta dos (2) años, contados a partir de la fecha de su ultimo tratamiento, o por el tiempo necesario para atender las disposiciones aplicables a aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos, históricos de la información y demás, así como las relacionadas con cualquier obligación legal y/o contractual de Idéntica

17. Finalidades del tratamiento para contratistas y proveedores

Idéntica, pide y utiliza información de contratistas y proveedores, como parte del proceso de adquisición de los productos y/o servicios ofrecidos por éstos a Idéntica, antes, durante y después de la relación contractual, para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

• Evaluar, seleccionar y contratar proveedores potenciales. • Establecer relaciones de negocio para adquirir productos y/o servicios. • Celebrar y ejecutar contratos. • Control y pagos por los productos y/o servicios recibidos. • Cumplimento de aspectos fiscales y legales con entidades de gobierno regulatorias. • Comunicación de políticas y procedimientos sobre la forma de hacer negocios con los proveedores. • Consultas, auditorias y revisiones derivadas de la relación de negocios con el proveedor. • Cualquier finalidad que sea autorizada por el titular, según se le informe en el momento en que se recopile la autorización, o las finalidades permitidas por la ley.

Además de la información previamente mencionada y la presente de manera general en el punto seis (6) de esta política, la aceptación de dicha política también concede autorización a Idéntica, para recolectar y dar tratamiento a la siguiente información:

• Razones sociales o nombres de las personas naturales. • Nombres comerciales. • Tipo de contrato. • Profesión u oficio. • Antecedentes laborales. • Perfil académico y profesional. • Datos organizacionales (cargo, funciones, nivel salarial, intereses profesionales, etc.). • Información sobre pagos al sistema de seguridad social. • Información bancaria para pagos vía transferencia. • Contactos. • Copia de documentos de soporte de información bancaria y tributaria. • Cualquier otro soporte requerido según la naturaleza de la contratación de la compra o servicio que se realiza.

La aceptación de esta política concede a Idéntica, la autorización para la recolección y tratamiento de los datos personales proporcionados por los proveedores y contratistas a través de cualquier medio. El tratamiento es aplicable dentro y fuera del país, entre sociedades relacionadas, subsidiarias o representantes. Así mismo, la aceptación de esta política concede a Idéntica, la autorización para hacer llegar, por distintos medios, información sobre productos y/o servicios, ofertas de productos y/o servicios que creemos pueden ser de su interés (en cualquier momento, el proveedor o contratista puede optar por dejar de recibir esta información) y para compartir su información por los siguientes motivos:

• Efectuar las operaciones solicitadas por los proveedores y/o contratistas. • Para hacer que nuestro negocio o el de nuestras sociedades relacionadas, subsidiarias y representantes, se ajuste más a las necesidades de los proveedores y/o contratistas. • Motivos relacionados con el cumplimiento de la ley, incluyendo prevención de fraudes y otras acciones legales según lo requiera la legislación o normatividad aplicable. • Según Idéntica, lo considere necesario para protegerse a sí misma, sus clientes y/o el público. • De acuerdo con la solicitud de socios comerciales para que éstos puedan ofrecer los productos y/o servicios de los proveedores y/o contratistas.

La información personal de los proveedores y/o contratistas únicamente será compartida con sociedades relacionadas, subsidiarias, representantes y socios comerciales que compartan el compromiso de Idéntica, de proteger su información personal. 18. Transferencia y Transmisión Nacional y/o Internacional de Datos Personales Los datos personales de los Titulares podrán ser enviados a los Aliados Comerciales de IDENTICA S.A. para las finalidades previstas en la presente Política de Tratamiento de la Información Personal, Asimismo, la IDENTICA S.A. podrá transmitir sus datos a uno o varios encargados ubicados dentro o fuera del territorio de donde se encuentra la información, para que realicen el tratamiento a nombre de la IDENTICA S.A., para las finalidades previstas en la presente política.

a) Otras firmas o empresas: En el desarrollo de la comercialización, mercadeo, cumplimiento de los contratos, IDENTICA S.A. puede poner la información personal a disposición de terceros, como otras firmas, abogados o empresas que ayuden al desarrollo misional de la firma y a otros agentes, representantes designados, socios comerciales e instituciones financieras, sociedades de valores y otros socios comerciales. En cualquiera de esos casos, IDENTICA S.A. tomará las medidas necesarias para que esas otras aseguradoras y distribuidores conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban únicamente podrá́ ser utilizada para asuntos directamente concernientes a la relación comercial con IDENTICA S.A. (y solamente mientras ésta dure) y no podrá́ ser usada o destinada para propósito o fin diferente, a menos que la autorización conferida por el Titular del dato sea lo suficientemente amplia como para que abarque un Tratamiento con finalidades diferentes.

b) Proveedores de servicios: Terceros externos proveedores de servicios, tales como profesionales médicos, contadores, auditores, expertos, otros abogados y otros asesores externos profesionales; proveedores de viajes y asistencia médica; compañías de asistencia, proveedores de servicios de centros de llamadas; proveedores de servicios de sistemas de tecnología de la información, apoyo, almacenamiento y alojamiento de la información; proveedores de servicios de impresión, publicidad, comercialización e investigación de mercado, y análisis; bancos e instituciones financieras que atiendan las cuentas de IDENTICA S.A. terceros administradores de reclamaciones; proveedores de gestión de documentos y registros; ingenieros, inspectores, asesores legales, traductores, y otros vendedores y proveedores de servicios externos que presten su colaboración para llevar a cabo las actividades comerciales. En cualquiera de esos casos y sin perjuicio de la obligación de observar el secreto profesional en los casos que así ́ corresponda, IDENTICA S.A. tomará las medidas necesarias para que esos proveedores de servicios conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendido de que la información personal que reciban, únicamente podrá́ ser utilizada para asuntos directamente concernientes a la relación comercial con IDENTICA S.A. (y solamente mientras ésta dure) y no podrá́ ser usada o destinada para propósito o fin diferente, a menos que la autorización conferida por el Titular del dato sea lo suficientemente amplia como para que abarque un Tratamiento con finalidades diferentes.

c) Autoridades gubernamentales y terceros implicados en acciones judiciales: IDENTICA S.A. también puede intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, otros abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad o los de terceros aliados; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

d) Aliados Estratégicos: IDENTICA S.A. también podrá́ compartir información personal con los aliados estratégicos del negocio de acuerdo con lo que se establezca en los contratos o acuerdos celebrados con dichos Aliados.

e) Otros terceros: Se podrá́ compartir información personal con beneficiarios, proveedores de emergencia (bomberos, policía y servicios médicos de emergencia), minoristas, redes de médicos, organizaciones y proveedores, operadores de viaje, centrales de riesgo, las agencias de informes de crédito, y otras personas involucradas en un incidente que sea objeto de una reclamación, así ́ como compradores y potenciales compradores u otras partes de una reorganización, fusión, venta, empresa conjunta, cesión, transferencia, o cualquier otra transacción, real o propuesta, en relación con la totalidad o parte de nuestro negocio, activos o acciones.

La información personal también puede ser compartida por los Titulares de la información, en muros de mensajes, grupos de debate, páginas de perfiles y blogs, y en otros servicios del Sitio Web en los cuales puede publicarse información y materiales. Debe tenerse en cuenta que la información que sea publicada o revelada a través de estos servicios se convertirá́ en información pública y podría estar disponible para los visitantes del Sitio Web y para el público en general.

19. Vigencia de las Base de Datos

La vigencia de las bases de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento de la información.

20. Seguridad

IDENTICA S.A. adoptará las medidas técnicas, físicas, legales, humanas, administrativas y organizativas correspondientes, que guarden relación con las leyes de privacidad y seguridad de los datos para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Si los Titulares consideran que su interacción con IDENTICA S.A. ya no es segura (por ejemplo, si creen que la seguridad de su información personal podría estar comprometida), deberá́ notificar inmediatamente a IDENTICA S.A. en los canales de servicio indicados. Cuando IDENTICA S.A. proporcione información personal a un proveedor de servicios, éste será́ seleccionado cuidadosamente y deberá́ utilizar las medidas adecuadas para proteger la confidencialidad y seguridad de la información personal. 21. Retención de información personal

IDENTICA S.A. adopta medidas razonables para garantizar que la información personal procesada sea confiable para el uso pretendido, preciso y completo según sea necesario para llevar a cabo los fines descritos en esta Política. IDENTICA S.A. mantendrá́ la información personal de los Titulares de la Información durante el periodo que sea necesario para cumplir con los fines establecidos en esta Política, salvo que los contratos, la ley vigente o las buenas prácticas exijan o permita un periodo de retención mayor.

22. Información personal de otras personas

Bajo principio constitucional de buena fé, si se proporciona información personal a IDENTICA S.A. en relación con otras personas diferentes de quien la otorgue, éste manifiesta contar con el consentimiento legalmente necesario para entregarla y que IDENTICA S.A. pueda realizar su recopilación, uso, divulgación, Transmisión y Transferencia de información personal de las otras personas.

23. Procedimientos de Consultas o Reclamos.

La Dirección de Servicio al Cliente de IDENTICA S.A. o quien haga sus veces, será la encargada de atender los reclamos y consultas de los Titulares de la información.

Las consultas y reclamos deberán ser resueltos como máximo en los siguientes términos: 10 días hábiles y 15 días hábiles respectivamente. Los titulares tienen el derecho a conocer, rectificar o revocar la información objeto de la presente Política. Para tal efecto, podrá presentar la respectiva solicitud a las direcciones de correo soporte@identica-sa.com.

23.1 Reglas comunes a las consultas y los reclamos.

Para la realización de consultas o reclamos escritos o verbales, el Titular elevará su solicitud mediante documento que deberá indicar:

a) Nombres y dos apellidos completos.

b) Número de cédula o documento de identificación.

c) Explicación precisa de los hechos que dan lugar a su solicitud (consulta o reclamo) o de la petición o solución pretendida.

Las solicitudes que no incluyan la información en mención serán devueltas inmediatamente para que sean completadas y vueltas a presentar como una nueva petición.

24. Procedimientos para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a acceder, conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización

A continuación, se detallan los procedimientos para que los Titulares de los datos puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o revocar la autorización. Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el artículo 2.2.2.25.4.1 del Decreto 1074 de 2015:

• Por el Titular, quien deberá́ acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición de IDENTICA S.A.; • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad; • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento; • Por estipulación a favor de otro o para otro;

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

CONSULTAS. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, en poder de IDENTICA S.A. y éstas en su condición de responsable y/o Encargada del Tratamiento deberán suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por el medio habilitado por IDENTICA S.A., siempre y cuando se pueda mantener prueba de la fecha de recepción de la consulta y de la identidad del solicitante.

Una vez verificada la identidad del Titular se le suministrarán los Datos Personales requeridos. La consulta será́ atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá́ su consulta, la cual en ningún caso podrá́ superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RECLAMOS. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos que se encuentre en poder de IDENTICA S.A. deba ser objeto de actualización, corrección o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante IDENTICA S.A. en su calidad de Responsable y/o Encargada del Tratamiento. Dicho reclamo será́ tramitado bajo las siguientes reglas:

• El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a IDENTICA S.A. con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite, y acompañado los documentos o pruebas pertinentes que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá́ al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá́ que ha desistido del reclamo.

• Si el reclamo está completo, se incluirá́ en la base de datos o sistema de información, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Ésta deberá́ mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

TRASLADO DEL RECLAMO. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará́ traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. TERMINO PARA LA ATENCIÓN DE UN RECLAMO. El término máximo para atender el reclamo será́ de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá́ su reclamo, la cual en ningún caso podrá́ superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Tales respuestas deben ser remitidas a la dirección señalada por el Titular en el momento de presentar su solicitud y, en el caso de que no la haya especificado, a la última dirección registrada. En caso de que las peticiones o los reclamos se presenten por medios electrónicos o verbalmente, podrán resolverse por el mismo medio, para lo cual se debe conservar copia de la respuesta o de la respectiva grabación.

25. Información suministrada en la Página WEB.

<>IDENTICA S.A. no recoge ningún tipo de información personal de parte de los visitantes a su sitio, sin que la misma sea explícitamente solicitada y provista voluntariamente por los mismos./p>

26. Correo electrónico.

Dentro de la página Web de IDENTICA S.A. se utilizan vínculos que suministran al visitante la posibilidad de contactarse por medio de correo electrónico, a fin de realizar preguntas o proveer comentarios y sugerencias, para ello puede requerirse algún tipo de información personal adicional, que resulta relevante o necesaria para satisfacer el requerimiento.

27. Cambios a la política de tratamiento de información

IDENTICA S.A. revisará la Política de Tratamiento de Información periódicamente y se reserva el derecho de actualizarla en cualquier momento para incorporar los cambios a que haya lugar de conformidad con los requisitos legales, las referidas actualizaciones se publicarán en el sitio web. Para tal propósito en la parte inferior de esta Política de Tratamiento se indicará la fecha de actualización de la misma. IDENTICA S.A. entiende que el Titular de la Información ha revisado y prestado su consentimiento acerca de las actualizaciones que se realicen a la Política por el hecho de acceder al Sitio Web, hacer uso del software, hacer uso de la Aplicación, enviar una comunicación a IDENTICA S.A. o realizar cualquier gestión ante IDENTICA S.A. respecto de algún producto o servicio. De todas formas, IDENTICA S.A. recomienda acceder periódicamente al Sitio Web y a los términos y condiciones de los productos y servicios, para consultar esta Política con el fin de que el Titular conozca las actualizaciones de la misma y recuerde los términos y condiciones en los que se realiza el Tratamiento de la información personal.

28. Ley y jurisdicción

La presente Política se rige por lo previsto en la ley colombiana y cualquier controversia relacionada con o derivada de la misma, se someterá́ al conocimiento de la justicia ordinaria de la República de Colombia.

29. Fecha de entrada en vigor

Esta política fue aprobada luego de la expedición de la Ley 1581 de 2012 y modificada para incorporar algunos aspectos que establece el Decreto 1377 del veintisiete (27) de junio de 2013, razón por la cual entrará en vigencia a partir del 19 de junio de 2020. La vigencia de la base de datos será́ el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del Tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.

Última fecha de actualización: 08/10/2021.

TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO IDENTICA S.A.

IDENTICA S.A., sociedad identificada con el NIT 830.132.832-9 ha producido el presente documento donde se establecen las condiciones bajo las cuales el Usuario acepta acceder a los contenidos y trámites de la Aplicación IDENTICA S.A., (en adelante “la Aplicación”) y se definen los derechos, obligaciones, consecuencias del incumplimiento de las disposiciones definidas y demás información relevante para el uso de la Aplicación entre IDENTICA S.A. y el Usuario, las cuales son aceptadas por el Usuario al hacer uso de la Aplicación.

Primera.- Definiciones: Para efectos del presente reglamento, se entenderán las siguientes definiciones: • Aliados/Aliadas: entidades legales públicas o privadas que previo Acuerdo con IDENTICA S.A., permiten la realización de trámites y/o transacciones con los Usuarios a través de las funcionalidades de registro, autenticación y/o firma electrónica (entre otros) de la aplicación IDENTICA S.A. • Aplicación: programa informático de IDENTICA S.A., que le permite al Usuario administrar su información personal de manera digital para hacer trámites antes terceros públicos y/o privados. • Usuario: persona natural y/o jurídica que se encuentra registrada en la Aplicación, accede a sus servicios, contenidos y ha registrado su identidad digital través de los mecanismos dispuestos en la Aplicación, con el fin de poder acceder a los contenidos y realizar trámites a través de la Aplicación. • Factores de autenticación: los diversos mecanismos de autenticación utilizados por la Aplicación, incluyendo sin limitación biometría facial, verificación de datos personales, verificación de documento de identidad (entre otros) los cuales representan la forma de autenticación única para el usuario que permite el acceso a los contenidos de la Aplicación y a realizar trámites por medio de la misma. Estos factores podrán ser modificados e implementados por IDENTICA S.A. a su discreción, con el objetivo de garantizar la seguridad y la privacidad del Usuario y sus transacciones en la Aplicación. • Entidades: entidades públicas y/o privadas que se encuentren vinculadas con IDENTICA S.A. para permitir a los Usuarios realizar digitalmente sus trámites ante éstas.

Segunda.- Alcance del uso de la Aplicación: el Usuario a través del uso de la Aplicación podrá, entre otros servicios: 1. Administrar, actualizar y suprimir sus datos personales suministrados y/o autorizados para uso de IDENTICA S.A. 2. Realizar trámites con las Entidades habilitadas por IDENTICA S.A. 3. Tener acceso a otros sitios web a través de vínculos en la Aplicación, caso en el cual el Usuario acepta y reconoce que cada proveedor relacionado con dichos vínculos será responsable por el cumplimiento de la legislación de protección de datos personales en relación con la información suministrada en su propio sitio web. 4. Suscribir contratos o demás documentos legales, bajo servicios de firma electrónica prestados por IDENTICA S.A., en cumplimiento de lo dispuesto en la ley 527 de 1999. 5. Almacenar documentos personales privados/confidenciales de manera segura y privada, que pueden contener información sensible, a través de la funcionalidad especifica conforme se define en este documento. 6. Compartir (transferir o transmitir) con Aliados o terceros datos personales y/o información personal, siempre con el consentimiento previo, expreso y específico del Usuario y/o Titular de los Datos, en el marco de trámites y/o transacciones que el Usuario realice con Aliados a través de la aplicación IDENTICA S.A.

Tercera: Contenidos de la Aplicación: los contenidos y servicios proveídos por la Aplicación podrán ser modificados o eliminados por IDENTICA S.A.

Cuarta.- Condiciones de los servicios: Para utilizar los Servicios de la Aplicación, es necesario ser haberse registrado como usuario de IDENTICA S.A. a través del proceso de registro ofrecido en la Aplicación. IDENTICA S.A. podrá establecer los mecanismos adicionales de autenticación que estime convenientes para utilizar los servicios de la Aplicación, tales como pero sin limitarse a prueba de vida, imágenes, biometría facial, entre otras, siempre bajo estándares técnicos y de seguridad que garanticen el adecuado manejo de dicha información., y en cumplimiento de las regulaciones aplicables.

Quinta.- Derechos del Usuario: descargar la Aplicación le confiere al Usuario el derecho a su uso personal, de manera no exclusiva y no transferible. Respecto a los datos personales de los que el Usuario es titular, el Usuario tendrá todos los derechos y deberes señalados en la ley, y en la Política de Privacidad de Datos de IDENTICA S.A.

Sexta.- Obligaciones del Usuario: el Usuario se obliga a: 1. Ser mayor de edad, y contar con capacidad legal para hacer uso de la Aplicación. 2. Hacer uso de la aplicación IDENTICA S.A. de manera correcta, de buena fe, de tal forma que no se generen errores, vulneraciones, y/o fugas o tratamiento de datos no autorizados. 3. Usar debidamente los servicios y contenidos de la Aplicación, en especial a no impartir instrucciones imprecisas, indeterminables o inexactas. IDENTICA S.A. se reserva el derecho de autorizar o no una operación solicitada por el Usuario, cuando ésta, a juicio de IDENTICA S.A., no sea clara, precisa o determinable, o genere dudas respecto a eventuales situaciones de fraude y/o suplantación de identidad, reserva que el Usuario acepta. 4. No permitir a terceros hacer uso de la Aplicación, proveer a terceros elementos de identidad que les permitan registrarse y/o autenticarse en la Aplicación a nombre del Usuario, ni facilitar información que ponga en riesgo sus datos de acceso a la Aplicación. 5. No permitir que terceras personas operen los servicios y contenidos de la Aplicación. 6. Cumplir con las condiciones y requisitos necesarios para realizar las operaciones a través de la Aplicación, tales como llevar a cabo un correcto uso de la operación del sistema, suministrar completa la información en los formularios y solicitudes, evitar daños en los sistemas de transmisión de datos y evitar omisiones o acciones que perjudiquen el uso de la Aplicación y que estén por fuera del control de IDENTICA S.A. 7. No realizar acciones de ingeniería inversa, análisis de vulnerabilidades o hackeo sobre la infraestructura o código asociado a la Aplicación IDENTICA S.A., ni de ninguna otra manera realizar acciones tendientes a vulnerar los controles de seguridad establecidos por IDENTICA S.A. u obtener de manera no autorizada acceso información personal y/o confidencial almacenada por otros Usuarios o Aliados en IDENTICA S.A. 8. Suministrar y validar la información de las transacciones que realice a través de los servicios de la Aplicación. 9. Adquirir y manejar los medios de comunicación necesarios para utilizar los servicios y contenidos de la Aplicación y disponer de los dispositivos físicos que le permitan recibir o transmitir vía internet y de forma segura la información aquí prevista. Así mismo, adquirirá y mantendrá a su propio costo y gasto todo el equipo y los medios de comunicación necesarios para utilizar la Aplicación. IDENTICA S.A. no se hará responsable de la disponibilidad, ni de la confiabilidad de dicho equipo o de los medios de comunicaciones. 10. Si con ocasión del uso de la Aplicación, el Usuario carga fotografías o cualquier otro tipo de imagen, éste se obliga a que dicha imagen no tenga ningún tipo de contenido sexual, violento, ofensivo, difamatorio, discriminatorio o que atente de alguna manera, directa o indirectamente, contra la dignidad, buenas costumbres o leyes vigentes. Igualmente, en el caso en que la fotografía contenga imágenes de terceros, el Usuario se obliga a tener autorización expresa y previa de los titulares de dicha imagen (dato personal sensible) para utilizarla en la Aplicación. En el evento en que la fotografía cargada por el Usuario no cumpla con alguno de los requisitos mencionados anteriormente, IDENTICA S.A. se reserva el derecho a ejercer las acciones pertinentes. 11. No licenciar, vender, revender, re-licenciar, asignar, distribuir, anunciar, explotar o sacar provecho comercial alguno de la Aplicación, signos distintivos, herramientas o servicios que allí se proveen. 12. No modificar, copiar o hacer desarrollos basados en el software o partes de este. 13. No hacer links, hacer espejos de los servicios de la Aplicación o prestar el servicio a terceros. 14. No hacer ingeniería inversa (desarmar la Aplicación en sus componentes para entender su funcionamiento, así sea con fines académicos y/o no lucrativos), ni ninguna actividad sobre la Aplicación y/o la plataforma tecnológica sobre la cual la Aplicación opera, que no haya sido previamente autorizada por IDENTICA S.A.. 15. Mantener actualizada la Aplicación para su correcto funcionamiento. 16. Contar con un dispositivo móvil adquirido legalmente, y cuyo sistema operativo y/o funcionalidades no hayan sido vulneradas en términos de seguridad tecnológica (incluyendo sin limitación casos de rooteo o jailbreaking).

Séptima.- A través de la Aplicación, el Usuario podrá hacer uso de la funcionalidad que le permitirá almacenar de manera voluntaria documentos personales de manera segura y privada, para ser utilizados en el marco de trámites o transacciones que realice con entidades Aliadas a través de la Aplicación, bajo las siguientes condiciones: • Todos los archivos que sean cargados por el Usuario estarán protegidos y cifrados con una llave privada de exclusivo control y uso por parte del Usuario.. IDENTICA S.A. en ningún momento podrá conocer el contenido de dichos archivos. • Los archivos que sean cargados por el Usuario podrán ser transferidos y/o transmitidos a entidades Aliadas o terceros, siempre con el consentimiento previo y expreso del Usuario. En ningún caso IDENTICA S.A. tratará dichos archivos de manera alguna, sin el consentimiento previo y expreso del Usuario. • Únicamente se permite cargar archivos en formato PDF, libres de cualquier malware, virus o código malicioso que pueda afectar la aplicación IDENTICA S.A. y/o la infraestructura tecnológica de IDENTICA S.A. o sus Aliados; • Únicamente se permite la carga de documentos que cumplan con las condiciones anteriores, y tengan un tamaño máximo de dos (2)MB por archivo; • Los documentos pueden ser reemplazados por otros una vez cargados, pero no eliminados. En versiones posteriores se permitirá la eliminación de los documentos cargos, sin necesidad de reemplazarlo. • La capacidad de almacenamiento está sujeta a la cantidad de espacio de almacenamiento disponible del dispositivo, en donde serán almacenados los archivos. • Los archivos y/o documentos que se pueden cargar están predefinidos, y solo podrán ser cargados los tipos de documentos indicados en la aplicación IDENTICA S.A. • El Usuario no puede crear carpetas o documentos que sean aquellas previamente definidos por IDENTICA S.A. • El Usuario es el único y exclusivo responsable por: • Asegurar que cuente con la titularidad y/o propiedad de los documentos que cargue, o que esté debidamente autorizado para ello por su Titular o propietario, y será responsable por la carga y/o uso de archivos, información y/o documentos para los cuales no esté debidamente autorizado; • Asegurar que los archivos, documentos y/o información que cargue, estén en armonía con la legislación aplicable y no viole de ninguna manera la ley aplicable • Administrar los archivos cargados, y decidir en cada caso con que Aliados o terceros comparte la información almacenada a través de IDENTICA S.A. • Si con ocasión del uso, el Usuario carga fotografías o cualquier otro tipo de imagen, éste se obliga a que dicha imagen no tenga ningún tipo de contenido sexual, violento, ofensivo, difamatorio, discriminatorio o que atente de alguna manera, directa o indirectamente, contra la dignidad, buenas costumbres o leyes penales vigentes. Igualmente, en el caso en que la fotografía contenga imágenes de terceros, el Usuario se obliga a tener autorización expresa y previa de los titulares de dicha imagen (dato personal sensible) para utilizarla en la Aplicación. En el evento en que la fotografía cargada por el Usuario no cumpla con alguno de los requisitos mencionados anteriormente, IDENTICA S.A. se reserva el derecho a ejercer las acciones pertinentes. • El Usuario comprende que la información que pueda cargar IDENTICA S.A. puede contener datos sensibles conforme lo define la ley, incluyendo sin limitación datos de salud. En cada ocasión que el usuario cargue este tipo de documentos, estará autorizando a IDENTICA S.A. para almacenar dichos documentos bajo las condiciones indicadas. Así mismo, cada vez que el Usuario desee compartir esta información con Aliados o terceros, IDENTICA S.A. requerirá su autorización previa, específica y expresa, informando al usuario las finalidades para las cuales dicha información será utilizada y la entidad con la cual será compartida dicha información. Estos datos serán tratados conforme a la ley y a lo dispuesto en la Política de Tratamiento de Información de IDENTICA S.A. disponible en la página web. • Cumplir con las demás obligaciones indicadas en el presente documento, la ley y bajo buenas prácticas de ciberseguridad.

Octava.- Factores de Autenticación del Usuario: Los factores de autenticación de la Aplicación con los cuales el Usuario ingresa y utiliza la Aplicación, son de uso personal e intransferible. El Usuario se obliga a mantenerlos bajo absoluta reserva, y a administrarlos con sumo cuidado a fin de que nadie más tenga acceso a los servicios ofrecidos en IDENTICA S.A. En específico, el Usuario es responsable del manejo, custodia y cuidado de su dispositivo móvil personal (celular) a través del cual utiliza la aplicación IDENTICA S.A., toda vez que el dispositivo es un factor de autenticación del Usuario.

Novena.- Tarifas y costos: El uso de la Aplicación por parte del Usuario es gratuito. En todo caso, IDENTICA S.A. queda facultada para establecer y cobrar al Usuario las tarifas que defina por concepto de la utilización de la Aplicación y/o de servicios adicionales que IDENTICA S.A. ofrezca en la Aplicación, lo cual se regirá por la normatividad vigente. Las tarifas y costos que puedan ser eventualmente aplicables serán informados de manera previa, completa y oportuna al Usuario, y su cobro únicamente procederá cuando haya sido previamente autorizado y aceptado por el Usuario. Décima.- Límite de los servicios: IDENTICA S.A. podrá establecer límites a los servicios que se realicen a través de la Aplicación.

Décima Primera.- De los Servicios: el Usuario autoriza a IDENTICA S.A. para bloquear, cancelar o revocar total o parcialmente los servicios en los siguientes eventos: 1. En el evento de presentarse irregularidades en el uso de la Aplicación. 2. Como medida de seguridad para IDENTICA S.A. o para el mismo Usuario por irregularidades o circunstancias que generen alertas o dudas respecto a posibles casos de fraude, suplantación de identidad, o cualquier otra irregularidad que IDENTICA S.A. considere relevante. 3. En el evento en que el Usuario no cumpla con las instrucciones de seguridad informadas por IDENTICA S.A. 4. El incumplimiento del Usuario de las condiciones de este reglamento. 5. Cualquier otra circunstancia objetiva que amerite tal limitación. 6. Mora en el pago de cualquier obligación a favor de IDENTICA S.A.

Décima Segunda.- Prevención de lavado de activos y/o financiación del terrorismo: el Usuario conoce, entiende y acepta de manera voluntaria e inequívoca que IDENTICA S.A. en cumplimiento de su obligación legal de prevenir y controlar el lavado de activos y la financiación del terrorismo, siguiendo la jurisprudencia de La Corte Constitucional sobre la materia, y por constituir una causal objetiva, podrá terminar unilateralmente y sin previo aviso, la prestación de los servicios y contenidos de la Aplicación la cual se rige bajo el presente reglamento, cuando su nombre haya sido incluido en listas internacionales tales como ONU, FINCEN y/o OFAC (Office of Foreign Control), esta última comúnmente llamada lista Clinton. Así mismo, podrá darlo por terminado cuando el Usuario, persona natural: i- registre en sus productos como autorizado o apoderado a una persona incluida en cualquiera de estas listas; ii- las autoridades competentes le inicien una investigación o lo hayan condenado por conductas relacionadas con actividades ilícitas y/o relacionadas con el lavado de activos, la financiación del terrorismo y/o cualquiera de los delitos conexos de los que tratan el Código Penal Colombiano y/o las normas que lo modifiquen, adicionen o complementen; iii- se detecten transacciones y/o una relación comercial entre el Usuario y una persona incluida en las mencionadas listas y/o vinculadas con las actividades ilícitas descritas en el presente artículo; iv- se identifique que la Aplicación está siendo empleada para la movilización de recursos provenientes de actividades ilícitas o para la canalización de recursos lícitos cuyo destino sea el patrocinio de actividades ilícitas, v- cuando al requerir al Usuario justificación de operaciones catalogadas como inusuales o atípicas, éste se rehúse a suministrarla o suministre información errada, inexacta o inconsistente.

Parágrafo: cuando la terminación unilateral de este servicio y contenido de la Aplicación corresponda a las circunstancias descritas en la presente cláusula, no operará la notificación previa establecida en la cláusula de “Modificaciones” del presente reglamento. En este caso IDENTICA S.A. procederá a reportar únicamente al Usuario la cancelación inmediata de la prestación de los servicios y contenidos de la Aplicación. En estos casos, el Usuario deberá mantener indemne a IDENTICA S.A., y responderá sin limitación por cualquier perjuicio legal, económico, reputacional o de cualquier otra índole que dicha situación pueda causar a IDENTICA S.A., sus empleados, accionistas, representantes y/o apoderados.

Décima Tercera.- Autorización para el tratamiento de datos personales: el Usuario autoriza a IDENTICA S.A. para que recolecte, almacene, use o circule los datos personales (en adelante los “Datos Personales”) de los Usuarios, conforme a la Política de Tratamiento de Información. Los Datos Personales son recolectados a través de la página web de IDENTICA S.A., la aplicación IDENTICA S.A., o el SDK de IDENTICA S.A. que pueda ser embebido en aplicaciones de Aliados.

En el marco de la realización de trámites por parte del Usuario con entidades Aliadas a través de la Aplicación, puede ser necesario la transferencia de datos personales del Usuario a favor de dichas entidades Aliadas. En estos casos, siempre se solicitará la autorización previa y expresa del Usuario para realizar dicha transferencia, y a partir de dicha transferencia, las entidades Aliadas, serán responsables de obtener las autorizaciones que requieran en desarrollo de sus propios objetos sociales o actividades para tratar los datos personales enviados por la Aplicación cuando se quiera hacer uso de estos para finalidades distintas al trámite señalado. Estas entidades definirán de forma autónoma las finalidades adicionales para el tratamiento de la información que es enviada por IDENTICA S.A., y serán responsables del cumplimiento de la legislación de protección de datos personales.

El Usuario autoriza a IDENTICA S.A. para recolectar y tratar sus datos personales considerados como sensibles (biometría facial, fotografía de rostro, entre otros – en adelante los “Datos Biométricos”), Colombia Conforme a lo establecido en el Decreto 620 de 2020 y la Circular 029 del 2019 de la Superintendencia Financiera de Colombia, IDENTICA S.A. tratará los Datos Biométricos con el fin de verificar la identidad personal del Usuario, corroborándola contra bases de datos públicas o privadas, cuyos administradores sean responsables o encargados del tratamiento de información personal o biométrica. Los Datos Biométricos permitirán a IDENTICA S.A. crear identidades digitales y/o obtener plantillas biométricas para posteriores cotejos de identidad. En ocasiones IDENTICA S.A. podrá transmitir dichas plantillas biométricas con terceras personas y/o entidades, a fin de verificar la identidad del Usuario en el momento de una transacción, solicitud de productos y/o servicios, siempre con el consentimiento previo, expreso e informado del Usuario. Adicionalmente, para efectos de optimizar nuestra tecnología y mejorar nuestros niveles de seguridad de manera continua, IDENTICA S.A. temporalmente almacenará una copia de la fotografía de rostro y/o documento de identidad del Usuario. Requeriremos la autorización expresa del Usuario para hacer uso de estos Datos Biométricos, y precisamos que al ser Datos Sensibles el Usuario no está en la obligación de autorizar su tratamiento. En caso de que el tratamiento de los Datos Biométricos no sea autorizado por el Usuario, no será posible ofrecer los servicios de la Aplicación, toda vez que ésta requiere el uso de Datos Biométricos para cumplir con los estándares de seguridad de IDENTICA S.A. Para mayor información sobre el tratamiento de tus datos biométricos y/o datos sensibles, consulta nuestra Política de Tratamiento de Información.

Los datos personales sensibles que puedan ser aportados por el Usuario de forma voluntaria disponible en la Aplicación, serán únicamente almacenados con el fin de conservar la información almacenada y organizada y realizar trámites con entidades que requieran acceso a estos datos, y en ningún caso podrán ser tratados por IDENTICA S.A. sin el consentimiento previo e informado del Usuario. El Usuario declara que entiende y conoce que no está obligado a ingresar datos sensibles en la Aplicación. El Usuario declara que es titular de los datos personales que dé a conocer a IDENTICA S.A. mediante los documentos que adjunte voluntariamente en la Aplicación para realizar trámites con otras entidades y que, en el evento en que suministre información de terceros estará autorizado por ley o de manera verificable por parte de ellos. El Usuario conoce los derechos que le asisten como titular de sus datos personales y que están previstos en la Constitución, la Ley 1581 de 2012 y en la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de IDENTICA S.A. disponible en la página web a saber los derechos a conocer, actualizar, verificar, rectificar y revocar la autorización de tratamiento de datos. Así mismo, IDENTICA S.A. le ha informado que los mecanismos dispuestos para tramitar y responder las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes de información son a través de los datos proporcionados en la política de tratamiento de datos. El Área encargada dará trámite a las solicitudes de los Titulares de la Información que sean recibidas a través de los canales anteriormente señalados, en los términos establecidos en la legislación aplicable. En todo caso, se informa al Usuario que en cualquier momento podrá recurrir a la Superintendencia de Industria y Comercio para formalizar sus solicitudes, quejas o reclamos, en caso que estas no sean atendidas de manera oportuna y completa por IDENTICA S.A.

Política de localización desde los móviles: el Usuario podrá activar o desactivar el servicio de localización. En caso de permitir la localización de los dispositivos, el Usuario autoriza el uso de su información de localización para ser tratada por IDENTICA S.A. de conformidad con los fines establecidos en la presente cláusula, es decir para efectos de establecer factores de autenticación y mecanismos de verificación de acceso a la Aplicación por parte del Usuario, y prevenir eventuales eventos de fraude y/o suplantación de identidad. Consulte la política de privacidad y localización en dispositivos con sistema operativo IOS en http://support.apple.com/es-es/HT6338 o en dispositivos con sistema operativo Android https://www.google.com/intl/es/policies/technologies/location-data/. Uso de datos de traza digital: el Usuario reconoce y acepta que, a través de la Aplicación, IDENTICA S.A. podrá acceder a las siguientes funcionalidades de su dispositivo móvil y podrá obtener, almacenar y tratar según la Política de Tratamiento de Datos Personales de IDENTICA S.A., entre otras: geolocalización, tipo y marca de dispositivo, sistema operativo, resolución de pantalla, almacenamiento, cámara, información de conexión, id del dispositivo móvil, direcciones IP de conexión, y autenticación biométrica, de acuerdo con las funcionalidades de la Aplicación. Estos datos serán utilizados de conformidad con los fines establecidos en la presente cláusula, es decir para efectos de establecer factores de autenticación y mecanismos de verificación de acceso a la Aplicación por parte del Usuario, y prevenir eventuales eventos de fraude y/o suplantación de identidad.

El Usuario manifiesta que la presente autorización le fue solicitada y puesta de presente antes de suministrar los datos personales y que la suscribió de forma libre y voluntaria una vez leída en su totalidad. Décima Cuarta.- Propiedad Intelectual y Derechos de Autor: Los derechos de la Aplicación son reservados y de propiedad de IDENTICA S.A. y/o de terceros que han otorgado licencias y/o autorizaciones requeridas. Por lo tanto, el Usuario se compromete a no usarla para obstaculizar o impedir el correcto funcionamiento del sistema, ni vulnerar los derechos de IDENTICA S.A. y/o terceros sobre la Aplicación y sus componentes. Está totalmente prohibida la venta, copia, alteración y/o distribución del software, sus partes, así como la marca, el nombre, el logo y/o cualquiera de sus componentes que hacen parte de la misma, a menos que exista autorización expresa y por escrito por parte de IDENTICA S.A. Cualquier reproducción o redistribución está expresamente prohibida por la ley y puede conllevar sanciones civiles y penales. IDENTICA S.A. se reserva todos los derechos morales y patrimoniales sobre la Aplicación, y el uso de la Aplicación no otorga a los Usuarios ningún derecho de propiedad sobre las invenciones, desarrollos, tecnologías, diseños, logos, y en general cualquier elemento sujeto a protección por normas de derechos de autor y/o propiedad intelectual. El Usuario deberá mantener indemne a IDENTICA S.A. ante terceros y autoridades por cualquier incumplimiento de lo dispuesto en la presente cláusula.

Décima Quinta.- Recomendaciones de seguridad. El Usuario se obliga a consultar y atender las recomendaciones de seguridad dispuestas en los presentes términos y condiciones de uso, así como aquellas que puedan ser publicadas de tiempo en tiempo en www.identica-sa.com.

Décima Sexta.- Modificaciones: IDENTICA S.A. se reserva el derecho de modificar, limitar, suprimir o adicionar los términos de este reglamento en cualquier tiempo. Las modificaciones, limitaciones, supresiones o adiciones de este reglamento se informarán mediante publicación en la página web, en la aplicación, correo electrónico o por cualquier medio que IDENTICA S.A. estime eficaz para tal fin. Si transcurridos cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha de la respectiva modificación, el Usuario continúa utilizando la Aplicación, se entenderá que acepta las modificaciones, limitaciones, supresiones o adiciones. Sin perjuicio de lo anterior, los términos y condiciones aplicables a cada transacción serán aquellos vigentes y publicados por IDENTICA S.A., en la fecha en que se realice la transacción.

Décima Séptima.- Terminación: El presente reglamento tiene una vigencia indefinida. Sin embargo, IDENTICA S.A. se reserva el derecho a terminar con la prestación de los servicios y contenidos incluidos en la Aplicación y en este reglamento en cualquier momento. Esto será informado a través de cualquiera de los siguientes mecanismos: página web, la Aplicación, correo electrónico, un diario de circulación nacional o por cualquier otro medio que IDENTICA S.A. estime eficaz para tal fin.

Décima Octava.- Regulación: La incorporación a los servicios de la Aplicación estará sujeta y se regulará por lo previsto en el presente reglamento y en lo no expresado en este, se estará a lo prescrito en los contratos, convenios o reglamentos que regulen cada los servicios prestados por IDENTICA S.A., los Aliados y a la normatividad colombiana vigente. Los mecanismos legales establecidos para resolver las inquietudes de los Usuarios respecto de sus derechos y obligaciones son: a través del correo electrónico, o mediante comunicación escrita dirigida a IDENTICA S.A. El Área encargada de IDENTICA S.A. dará trámite a las solicitudes que sean recibidas a través de los canales anteriormente señalados, en los términos establecidos en la legislación aplicable.

Los presentes Términos y Condiciones se acogen en el territorio colombiano, conforme a su normatividad general y sectorial. Su adopción implica el ejercicio de su libre voluntad y que la relación que surge de este documento se regirá en todos sus efectos por su contenido y en su defecto por la ley comercial colombiana. Décima Novena: Comercio Electrónico: En cumplimiento de las disposiciones colombianas sobre mensajes de datos según la ley 527 de 1999, se comunica que la legislación nacional reconoce validez a los mensajes de datos y por tanto ellos adquieren carácter y entidad probatoria. En consecuencia, entienden los Usuarios, que mediante el cruce de mensajes de datos los intervinientes pueden dar lugar al nacimiento, modificación y extinción de obligaciones, siendo de su resorte exclusivo el contenido, consecuencias, responsabilidades y efectos de la información generada.

Vigésima: Responsabilidad de las Partes: Las Partes se obligan a cumplir cabal y eficazmente las obligaciones previstas en el presente Contrato para cada una de ellas en las condiciones y términos aquí señalados salvo fuerza mayor o caso fortuito, según los términos del artículo 64 y siguientes del Código Civil. Las obligaciones derivadas del presente Contrato son de medio, y no de resultado. Salvo por los perjuicios que se produzcan como resultado de dolo y/o culpa grave, en ningún caso IDENTICA S.A. ni sus licenciantes, matrices, directores, empleados, agentes, distribuidores, proveedores ni contratistas independientes será responsable por concepto de lucro cesante, daños consecuenciales o daños indirectos, incluyendo sin limitación cualquier daño o pérdida consecuente, ejemplar, incidental, indirecta, especial o punitiva, pérdida de negocios, beneficios, ingresos, uso u otra ventaja económica, pérdida de datos, interrupción de negocios, pérdida o corrupción de información comercial, costo de los bienes, las instalaciones o los servicios sustitutos, costo del capital, el servicio o la documentación, que se deriven o estén relacionados con el uso de la Aplicación, independientemente de que dicha pérdida haya sido prevista o imprevista, incluyendo (sin limitación) la conexión o la incapacidad de conectarse o recibir los servicios de la Aplicación, el servicio o la documentación, o cualquier interrupción, inexactitud, error u omisión relacionada con ellos.

Sin perjuicio de lo establecido en el presente contrato, en ninguna circunstancia IDENTICA S.A., sus matrices, filiales, subsidiarias, administradores, empleados ni sus proveedores externos tendrán responsabilidad alguna que surja de o en conexión con:

• La disponibilidad, el funcionamiento, el no funcionamiento, el funcionamiento defectuoso, el mantenimiento o cualquier otro tipo de situaciones relacionadas con los sistemas de terceros, el sistema del cliente, la red, y/o los sistemas asociados o de apoyo para conectarse y/o recibir los servicios, el uso o el funcionamiento indebido de los servicios o de cualquier parte de los mismos; • Cualquier incumplimiento de una obligación del presente contrato cuando dicho incumplimiento sea causado (directa o indirectamente) por la falta o el retraso del Usuario en el cumplimiento de cualquiera de sus obligaciones en virtud del presente contrato; • Pérdida de datos, pérdida de archivos de base de datos o degradación de programas que surjan de o estén relacionados con los productos o las acciones de terceros. El Usuario reconoce y acepta que es responsabilidad del Usuario hacer todas las salvaguardias y copias necesarias de sus datos, archivos y programas. En la medida máxima permitida por la ley, IDENTICA S.A. no será responsable de ninguna acción de terceros no autorizada por IDENTICA S.A., en particular, de ningún esfuerzo exitoso para derrotar o desactivar las funciones de seguridad de los servicios; y/o • Errores u omisiones en cualquier información, instrucciones o scripts proporcionados a IDENTICA S.A. por el Usuario, o cualquier acción tomada por IDENTICA S.A. bajo la dirección del Usuario.

Vigésima Primera: Limitación de Responsabilidad de IDENTICA S.A.

Salvo por casos de culpa grave o dolo, o en la mayor medida permitida por la ley aplicable considerando que los servicios objeto del contrato que surge por la aceptación de estos Términos y Condiciones son de naturaleza gratuita y optativa/voluntaria para el Usuario, IDENTICA S.A. y sus matrices, subsidiarias y/o filiales no serán responsables por cualquier tipo de pérdida, daño o responsabilidad que surja en virtud del presente contrato o en relación con el mismo, según cualquier teoría de responsabilidad.

El Usuario reconoce y acepta que los servicios prestados a través de la Aplicación, entre otras cosas:

• Comprenden la prestación de ciertos servicios de autenticación y validación de identidad a través de medios tecnológicos, más no garantizan la verificación de la identidad de la persona que presenta los documentos, por lo cual no representan una obligación de resultado en este sentido; • No se suministran con el fin de garantizar el cumplimiento de ninguna ley o reglamento; y • IDENTICA S.A. de ninguna manera será considera como una agencia de calificación de créditos o una agencia de evaluación de riesgo crediticio. Igualmente, las Partes aceptan y manifiestan que IDENTICA S.A. no será responsable por eventuales casos de fraude y/o suplantación de identidad de los Usuarios a través de los servicios prestados por IDENTICA S.A.

Vigésima Segunda: Capacidad legal. El Usuario manifiesta expresamente tener capacidad legal para usar la Aplicación y para celebrar las transacciones comerciales que se puedan generar. Así mismo, manifiesta haber suministrado información real, veraz y fidedigna; por ende de forma expresa e inequívoca declara que ha leído, que entiende y que acepta la totalidad de las situaciones reguladas en el presente escrito de Términos y Condiciones por lo que se compromete al cumplimiento total de los deberes, obligaciones, acciones y omisiones aquí expresadas.

Última fecha de actualización: 08/10/2021.